Facility Management in München – Leistungen, Betreiberpflichten und SLA

Facility Management oder Gebäudemanagement – der Unterschied entscheidet, was Sie einkaufen

Die beiden Begriffe werden in Angeboten meist synonym verwendet, und genau daraus entstehen die Missverständnisse über den Leistungsumfang. Fachlich sind sie nicht dasselbe. Facility Management ist der übergeordnete, strategische Ansatz: Es betrachtet die Immobilie über ihren gesamten Lebenszyklus, von der ersten Konzeption bis zur Verwertung. Die Richtlinie GEFMA 100-1 gliedert diesen Lebenszyklus in neun Phasen – Konzeption, Planung, Errichtung, Vermarktung, Beschaffung, Betrieb und Nutzung, Umbau und Sanierung, Leerstand sowie Verwertung. GEFMA 100-2 hinterlegt dazu das mögliche Leistungsspektrum. Gebäudemanagement ist demgegenüber ein Teilbereich davon und meint die operative Bewirtschaftung in genau einer dieser Phasen: der Nutzungsphase. DIN 32736 definiert Gebäudemanagement als die Gesamtheit aller Leistungen, die erforderlich sind, um Gebäude einschließlich der baulichen und technischen Anlagen in ihrer Nutzungsphase zu betreiben und zu bewirtschaften. Für die Begriffe im Facility Management selbst gilt heute DIN EN ISO 41011, die die frühere DIN EN 15221-1 abgelöst hat. Praktisch heißt das für Ihre Ausschreibung: Wenn Sie „Facility Management“ schreiben, aber Reinigung, Hausmeister und Anlagenwartung meinen, schreiben Sie Gebäudemanagement aus. Wenn Sie zusätzlich Entscheidungen über Instandhaltungsstrategie, Investitionszeitpunkte und Nutzungskonzepte erwarten, ist es tatsächlich Facility Management – und das gehört anders vergütet.

Die vier Bereiche des Gebäudemanagements nach DIN 32736

DIN 32736 gliedert das Gebäudemanagement in vier Leistungsbereiche. Drei davon nennt praktisch jeder Anbieter, der vierte fehlt in den meisten Leistungsverzeichnissen. Erstens das technische Gebäudemanagement, kurz TGM: Betrieb, Wartung, Inspektion und Instandsetzung der bau- und anlagentechnischen Einrichtungen – Heizung, Lüftung, Klima, Kälte, Elektro, Sanitär, Fördertechnik, sicherheitstechnische Anlagen. Zweitens das infrastrukturelle Gebäudemanagement, IGM: alle nutzerbezogenen und gebäudeumfeldbezogenen Dienstleistungen, also Reinigung, Winterdienst, Grün- und Außenanlagenpflege, Empfang, Sicherheitsdienst, Post- und Entsorgungslogistik. Drittens das kaufmännische Gebäudemanagement, KGM: Beschaffung, Vertrags- und Vermietungsmanagement, Objektbuchhaltung, Kostenplanung und Controlling. Und viertens – der Bereich, der regelmäßig untergeht – das Flächenmanagement, FLM: die planvolle Bewirtschaftung der vorhandenen Flächen, also Belegungsplanung, Arbeitsplatz- und Umzugsplanung, Flächendokumentation und Flächeneffizienz. Warum das nicht akademisch ist: Flächen sind in München der teuerste Posten der gesamten Betriebskosten. Wer TGM und IGM optimiert, aber nie prüft, ob die angemietete Fläche zur tatsächlichen Belegung passt, spart am kleineren Hebel. Wir empfehlen deshalb, bei jeder FM-Ausschreibung ausdrücklich zu benennen, welche der vier Bereiche vergeben werden und welche im Haus bleiben – sonst entsteht genau an dieser Nahtstelle die Lücke, die im Betrieb später niemandem zugeordnet ist.

Betreiberverantwortung: der Teil, den Sie nicht auslagern können

Das ist der wichtigste Abschnitt dieser Seite, und es ist der, den Sie in den Angeboten unserer Wettbewerber praktisch nie finden werden. Wer ein Gebäude betreibt, trägt die Betreiberverantwortung. Sie ist kein einzelnes Gesetz, sondern die Summe aller Pflichten, die sich aus Arbeitsschutz-, Bau-, Umwelt-, Brandschutz-, Hygiene- und Zivilrecht ergeben. Die Richtlinie GEFMA 190 „Betreiberverantwortung im Facility Management“, die im Juni 2023 als Weißdruck neu erschienen ist, verweist allein auf über 2.000 Rechtsvorschriften, Regelwerke und technische Regeln. Die zivilrechtliche Grundlage ist die Verkehrssicherungspflicht: Wer eine Gefahrenquelle schafft oder unterhält, muss die zumutbaren Vorkehrungen treffen, damit andere nicht zu Schaden kommen; wird das versäumt, haftet er nach § 823 BGB. Ordnungsrechtlich kommt § 130 OWiG hinzu – die Verletzung der Aufsichtspflicht im Betrieb. Wer als Inhaber vorsätzlich oder fahrlässig die erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen unterlässt und es kommt deshalb zu einer Zuwiderhandlung, die bei ordnungsgemäßer Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre, handelt ordnungswidrig. Der Bußgeldrahmen nach § 130 Abs. 3 OWiG reicht bis zu einer Million Euro, wenn die zugrunde liegende Pflichtverletzung mit Strafe bedroht ist; ist sie mit Geldbuße bedroht, bestimmt sich das Höchstmaß nach der dafür angedrohten Geldbuße. Über § 30 OWiG kann zusätzlich das Unternehmen selbst mit einer Geldbuße belegt werden. Der entscheidende Satz lautet deshalb: Sie können die Ausführung der Betreiberpflichten übertragen – die Verantwortung dafür, dass sie erfüllt werden, bleibt bei Ihnen. Ein Dienstleister, der Ihnen zusichert, er übernehme „die Betreiberverantwortung“, verspricht etwas, das er rechtlich nicht liefern kann. Was ein Dienstleister liefern kann und muss, ist die nachweisbare, dokumentierte Erfüllung der übertragenen Aufgaben – und genau das ist die Leistung, die Sie einkaufen sollten.

Pflichtenübertragung: warum die Schriftform keine Formalie ist

Wenn Betreiberpflichten übertragen werden, entscheidet die Form darüber, ob die Übertragung im Ernstfall trägt. § 13 der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ beschreibt die Anforderungen: Der Unternehmer kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen, ihm obliegende Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen. Die Beauftragung muss den Verantwortungsbereich und die Befugnisse konkret benennen, sie ist vom Beauftragten zu unterschreiben, und ihm ist eine Ausfertigung auszuhändigen. Drei Dinge fallen daran auf, die in der Praxis regelmäßig fehlen. Erstens: „Zuverlässig und fachkundig“ ist eine Auswahlpflicht – wer ungeeignete Personen beauftragt, haftet für die Auswahl. Zweitens: Ohne benannte Befugnisse ist die Übertragung wertlos, denn wer verantworten soll, muss auch entscheiden und Geld ausgeben dürfen. Drittens: Die Übertragung befreit nicht vollständig. Auswahl, Einweisung und Überwachung bleiben beim Übertragenden. Für Sie als Auftraggeber heißt das konkret: Verlangen Sie von Ihrem FM-Dienstleister nicht nur die Leistung, sondern die Nachweisführung – Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Mängelmeldungen mit Erledigungsvermerk, und zwar so abgelegt, dass Sie sie im Schadensfall ohne Rückfrage vorlegen können. Ein FM-Vertrag ohne geregelte Dokumentationspflicht und ohne definierten Übergabeort der Nachweise ist im Haftungsfall wenig wert, auch wenn die Leistung tadellos erbracht wurde. Wir liefern die Nachweisdokumentation deshalb objektbezogen und vollständig, nicht auf Anfrage.

Technisches Gebäudemanagement: das Anlagenkataster ist die Grundlage, nicht die Wartung

Die meisten TGM-Angebote beginnen mit einer Liste von Wartungsleistungen. Das ist der zweite Schritt. Der erste ist die Frage, welche prüf- und wartungspflichtigen Anlagen in Ihrem Objekt überhaupt vorhanden sind – und die lässt sich erstaunlich oft nicht beantworten. Ein belastbares TGM baut deshalb in dieser Reihenfolge auf. Erstens das Anlagenkataster: eine vollständige Aufnahme aller technischen Anlagen mit Typ, Baujahr, Standort, Hersteller und Leistungsdaten. Zweitens der daraus abgeleitete Pflichtenkatalog: welche Prüfung, Wartung oder Inspektion für welche Anlage aus welcher Vorschrift folgt – bei raumlufttechnischen Anlagen etwa die Hygieneinspektion nach VDI 6022, bei elektrischen Betriebsmitteln die wiederkehrende Prüfung nach den Vorgaben der DGUV. Drittens der Terminplan mit Fristen, Zuständigkeiten und Vorlaufzeiten für Ersatzteile. Viertens die Nachweisführung, also die Ablage der Protokolle. Und fünftens – der Punkt, an dem sich gute von durchschnittlicher Objektbetreuung unterscheidet – die Mängelverfolgung: Ein Prüfprotokoll mit festgestelltem Mangel ist ohne dokumentierte Abarbeitung im Haftungsfall ein Beweis gegen Sie, nicht für Sie. Die konkreten Prüf- und Wartungstermine im laufenden Objektbetrieb koordinieren wir über unseren Hausmeisterservice; die technische Wartung der Klima-, Kälte- und Lüftungsanlagen führen wir mit den jeweiligen Fachbetrieben selbst aus. Für Wartungskunden steht ein 24/7-Notdienst bereit, weil bei einem Kälteausfall in einer Gastronomie oder einem Lüftungsausfall in einer Praxis nicht der nächste Werktag zählt, sondern die nächsten Stunden.

Infrastrukturelles Gebäudemanagement in München

Im IGM liegt der Teil des Gebäudebetriebs, den Ihre Mitarbeiter und Kunden täglich wahrnehmen – und der deshalb überproportional auf die Zufriedenheit einzahlt. Unser Leistungsumfang: Unterhaltsreinigung im vereinbarten Turnus, Glas- und Fassadenreinigung, Sonderreinigungen wie Grund- und Bauendreinigung, Treppenhaus- und Gemeinschaftsflächenreinigung für Verwaltungen und WEG, Winterdienst mit Räum- und Streupflicht nach der Münchner Verordnung, Grün- und Außenanlagenpflege im Jahreslauf sowie Kleinreparaturen und Störungsannahme über den Hausmeisterservice. Für Sonderanforderungen gibt es eigene Leistungsprofile: RKI-konforme Praxisreinigung, Gastronomiereinigung mit Unterstützung Ihrer HACCP-Dokumentation, Ladenreinigung mit den arbeitszeit- und ladenschlussrechtlichen Besonderheiten des Einzelhandels sowie Kanzleireinigung mit Vertraulichkeitsregelung. Der praktische Vorteil des gebündelten IGM liegt nicht im Einkaufspreis, sondern an den Schnittstellen: Wenn Reinigung, Winterdienst und Hausmeister aus drei Verträgen kommen, ist im Zweifel niemand für die Fläche zwischen Gehweg, Eingangsmatte und Foyer zuständig – und genau dort passieren die Stürze, für die Sie haften.

Kaufmännisches Gebäudemanagement und Flächenmanagement

Das kaufmännische Gebäudemanagement macht die Bewirtschaftung steuerbar. Dazu gehören die Beschaffung und Bündelung von Dienstleistungen, das Vertragsmanagement mit Fristen- und Kündigungsübersicht, die Rechnungsprüfung gegen den vereinbarten Leistungsumfang, die Kostenplanung je Objekt und das Berichtswesen. Ein Punkt aus der Praxis, der viel Geld bewegt: Ein erheblicher Teil der Gebäudebetriebskosten ist gegenüber Mietern umlagefähig, wenn die Leistung sauber abgegrenzt und ausgewiesen wird – bei Hausmeisterleistungen etwa nach der Betriebskostenverordnung, wobei Instandhaltungs- und Verwaltungsanteile herauszurechnen sind. Rechnungen, die Wartung, Reparatur und laufende Betreuung in einer Summe zusammenfassen, sind deshalb im Zweifel gar nicht umlagefähig. Wir weisen die Positionen von vornherein getrennt aus. Das Flächenmanagement schließlich beantwortet die Fragen, die vor jeder Anmietung und jedem Umbau stehen: Wie viel Fläche wird tatsächlich genutzt, wie ist sie belegt, welche Umbauten wären nötig, um eine Nutzungsänderung zu ermöglichen? Weil wir mit unserem Geschäftsbereich Bau Trockenbau, Innenausbau und technische Gebäudeausrüstung selbst koordinieren, können wir diese Frage nicht nur analysieren, sondern auch umsetzen.

SLA: woran ein FM-Vertrag tatsächlich gemessen wird

Ein Service Level Agreement, das nur Leistungen aufzählt, ist kein SLA, sondern ein Leistungsverzeichnis. Messbar wird ein FM-Vertrag erst über vier Größen. Erstens die Reaktionszeit: Wie lange dauert es, bis nach einer Störungsmeldung eine qualifizierte Rückmeldung erfolgt? Zweitens – und das ist die Kennzahl, die in Verträgen am häufigsten fehlt – die Wiederherstellungszeit: Wie lange dauert es, bis die Funktion wiederhergestellt ist? Eine Reaktionszeit von zwei Stunden nützt wenig, wenn die Instandsetzung danach unbefristet offen ist. Drittens die Verfügbarkeit kritischer Anlagen, sinnvollerweise differenziert nach Anlagenkritikalität statt pauschal über alle Anlagen. Und viertens die Qualitätsbewertung im Reinigungsbereich: Dafür gibt es mit DIN EN 13549 einen anerkannten Rahmen für die stichprobenbasierte Bewertung von Reinigungsleistungen. Wichtig und häufig falsch dargestellt: DIN EN 13549 ist ein Bewertungsrahmen, kein Zertifikat – niemand ist „nach DIN EN 13549 zertifiziert“. Ergänzen sollten Sie zwei vertragliche Punkte, die selten drinstehen und im Streitfall entscheiden: eine geregelte Eskalationsstufe mit benannten Personen sowie die Regelung, wem die Bestands- und Prüfdokumentation bei Vertragsende gehört und in welchem Format sie übergeben wird. Ein Anbieterwechsel scheitert in der Praxis seltener am Preis als an fehlender Dokumentation.

Eigenleistung, Einzelvergabe oder Bündelvertrag – drei Wege, drei Risikoprofile

Für die Organisation des Gebäudebetriebs gibt es drei gängige Modelle, und die Wahl ist keine reine Kostenfrage. Bei der Eigenleistung übernimmt eigenes Personal den Betrieb. Das ist bei großen Beständen mit gleichmäßiger Auslastung sinnvoll, bindet aber Fachkunde, die vorgehalten werden muss – inklusive Vertretung bei Urlaub und Krankheit und inklusive der Pflicht, Qualifikationen aktuell zu halten. Bei der Einzelvergabe beauftragen Sie je Gewerk einen Fachbetrieb. Sie bekommen für jede Leistung den Spezialisten und vergleichbare Einzelpreise, tragen aber die gesamte Koordination und – wichtiger – das Schnittstellenrisiko: Jede Lücke zwischen zwei Verträgen ist im Zweifel Ihre. Beim Bündelvertrag vergeben Sie mehrere Leistungsbereiche an einen Dienstleister. Sie haben einen Ansprechpartner, eine Rechnung und eine Adresse für Reklamationen; der Preis enthält einen Koordinationsanteil. Unsere Erfahrung aus Münchner Gewerbeobjekten: Der Bündelvertrag rechnet sich selten über den Stückpreis, fast immer aber über die eingesparte interne Steuerungszeit und über die vermiedenen Zuständigkeitslücken. Wer ihn vergibt, sollte im Gegenzug auf sauberer Einzelpreis-Aufschlüsselung im Angebot bestehen – sonst ist der Vertrag beim nächsten Vergleich nicht bewertbar.

Warum Bau und Betrieb bei uns zusammenliegen

IBS Betrieb hat zwei Geschäftsbereiche: Bau und Facility Management. Das ist historisch gewachsen, hat sich im Betrieb aber als der eigentliche Vorteil herausgestellt. Ein Beispiel aus der Gastronomie: Wer eine Küche baut, entscheidet mit der Wahl der Kälte- und Lüftungstechnik zugleich über die späteren Wartungsintervalle, die Zugänglichkeit der Filter, die Reinigungsfähigkeit der Oberflächen und damit über die laufenden Betriebskosten der nächsten zehn Jahre. Diese Folgekosten tauchen in keinem Bauangebot auf. Weil wir dieselben Objekte anschließend betreiben, planen wir sie mit ein – wir wissen, welche Anlage im Betrieb Ärger macht, weil wir sie warten. Praktisch heißt das: Bei Neubau, Umbau und Ladenbau übernehmen wir auf Wunsch die technische Gebäudeausrüstung und den anschließenden Betrieb aus einer Hand, mit vollständiger Anlagendokumentation, die zum Betriebsstart bereits vorliegt statt nachträglich zusammengesucht zu werden. Für den Einzelhandel deckt IBS Betrieb damit den kompletten Lebenszyklus ab: Ladenbau und Ladeneinrichtung, Kälte- und Lüftungstechnik, laufende Ladenreinigung und technisches Gebäudemanagement.

Einsatzgebiet, Unternehmen und Notdienst

IBS Betrieb ist als inhabergeführtes Familienunternehmen seit 1999 tätig und mit einer Betriebshaftpflicht über 5 Mio. Euro versichert. Einsatzgebiet für Facility Management und Gebäudemanagement sind München Stadt sowie die Landkreise München, Starnberg, Dachau, Fürstenfeldbruck, Erding, Freising und Ebersberg. In Gewerken, die einen eingetragenen Meisterbetrieb erfordern, arbeiten wir mit Münchner Fachbetrieben zusammen; Planung, Koordination, Steuerung und Nachweisführung verantworten wir selbst. Für Wartungskunden im Bereich Klima-, Lüftungs- und Kältetechnik steht ein Notdienst rund um die Uhr bereit. Der übliche Ablauf: Objektbegehung mit Aufnahme der Anlagen, Flächen und der aktuellen Betreuungssituation, danach ein nach Leistungsbereichen aufgeschlüsseltes Angebot mit SLA-Entwurf, anschließend eine definierte Übernahmephase mit Bestandsaufnahme, Schlüssel- und Dokumentationsübergabe und benannten Ansprechpartnern auf beiden Seiten.

Technisches GM

Lüftungszentrale

Vollwartung mit Filterwechsel und Hygieneinspektion nach VDI 6022.

Wartung

Kühlraum-Service

Quartalsweise Wartung mit 24/7-Notdienst für Wartungskunden.

Infrastrukturelles GM

Bürogebäude München

Hausmeister, Reinigung und Kleinreparaturen aus einer Hand.